房地产经纪公司销售现场档案管理制度提要：?档案分类各级名称经确定后，应编制"档案分类编号表"，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。　?文件夹内文件要有目录并统一进行编号。文件夹内文件摆放顺序要与文件编号保持一致。

　　房地产经纪公司销售现场档案管理制度

　　一 目的

　　为加强对档案的管理，使销售现场档案管理更加规范化及减少结案工作量。确保客户与公司签定合同后，能够迅速准确对合同文件等进行查阅。

　　二 适用范围

　　XX假日风景项目档案管理。

　　三 档案分类

　　按公司《现场档案管理制度》执行

　　四 档案形式

　　1、文档版

　　?文档版文件分类要清晰，并按类别进行建档、存档。

　　?档案分类各级名称经确定后，应编制"档案分类编号表"，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　?文件夹内文件要有目录并统一进行编号。文件夹内文件摆放顺序要与文件编号保持一致。

　　?每个档案盒要有统一的档案标签格式，档案盒内附文件清单；常用文档在项目结案后归档。

　　?领取档案时，领取人应按相关制度填写领取表。

　　?项目结案根据公司规定将整理资料移交销售管理部项目负责人。

　　2、电子版

　　?电子版文件要分类清晰，编号、排序要与文档版文件保持一致，以便于查找。

　　?项目电子文档应定期刻盘，以保证资料的安全性；由销售管理部项目负责人保管。

　　?项目结案后电子版文件应经过一定的整理和编辑；并根据公司规定，所有的文本文件必须为最终定稿刻盘，一式两份；并附文件清单移交销售管理部项目负责人。

　　?具体分类及操作办法见附表。

　　五 现场档案管理要求

　　?销售部设立专用档案柜，分类存放文档案，由客服部统一保管，并对合同档案的安全负责。

　　?每期开盘前，客服部应提前准备齐全网上签约合同、附件及《购房合同》等所需相关材料。

　　?档案应在首页编排目录表，便于查阅，卷内相关材料应按要求顺序依次排列并编号，档案卷皮、目录和档案盒、袋的样式、及档案盒标签规格实行统一制作标准。

　　?严格执行档案进出库登记制度，建立健全登记手续。

　　?严禁私自涂改、勾画、伪造档案、文本合同中内容及格式；严禁损毁、丢失或擅自销毁档案；严禁擅自向外界提供、摘抄档案，卷面与材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。

　　?归档的文件、材料、份数以及每份合同的页数均应齐全、完整、无误。

　　?档案收档后，将相关信息导入电子台帐，以便随时掌握、流转。电子台帐管理员应严格按照相关制度，对档案的去向进行跟踪统计，对于超过规定时间未归还档案的人员要进行催收，并及时向相关部门通报，否则按公司规定对责任人进行处罚。

　　?销售代表当天未能交还合同档案，应统一交还客服部，办理交还手续，严禁任何人员携带档案离开售楼处。档案交还时，经档案管理员核查无误后，方可办理交还手续。

　　?档案管理应坚持"安全防范，科学管理，利用方便"的原则。应具有防火、防盗、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。

　　?定期对各类档案进行检查，清点档案数量，确保档案的完整与安全。非档案工作人员不得进入档案库房。

　　?借阅档案时严格履行借阅手续，填写档案借阅单，原则上当天借阅当天归还，如有特殊情况不能当天归还，需经客服主管签字确认后方可借阅，期限最长不得超过七天。任何人不得随意外带有关公司重要的文件资料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经主管领导核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

　　?档案管理员不得擅自离开岗位，如确有原因需要离开，必须安排其他管理员值班或关门上锁。

　　?档案管理人员应保持库房的清洁卫生，离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查、切断电源、关好门窗。

　　?售房合同档案应根据销售楼号存置档案柜内，便于查找，档案柜应标有统一的反映存放档案内容的标牌。

　　?档案排架应按照从左至右、自上而下的方法，系统反映档案的具体顺序。